Выделите специальное время для работы над менее важными задачами. В этой главе мы обратимся к хаосу, происходящему от работы по неэффективной системе или вообще без всякой системы. Конечно, можно позволить себе делать то, что хочется, когда хочется и как хочется, но продуктивность, работоспособность и доход могут от этого пострадать.
Несколько простых изменений могут радикально улучшить эти аспекты вашей жизни. Готовы поработать?
Хаос — это не только беспорядок на рабочем столе и на компьютере. Хотя и он здорово снижает продуктивность. Хаос — это отсутствие плана на день, неразбериха в делах (что важное, а что нет), большое количество отвлекающих факторов.
Все по полочкам
Существует 10 правил, которые помогут навести порядок и в дальнейшем поддерживать его. Сразу же после их внедрения вы почувствуете разницу — дела станет выполнять проще.
-
Расставьте задачи по приоритетности.
Одни люди говорят, что лучше всего заниматься самым трудным делом в начале рабочего дня. Потому что это время, когда у них максимум энергии и сил для выполнения любых задач. Разобравшись утром со сложным делом, появляется ощущение легкости, удовлетворенности. К тому же вы чувствуете себя успешным и уверенным в своих силах. Дальше в течение рабочего дня вы будете меньше подвержены стрессам.
Другие люди предпочитают сначала выполнить много маленьких дел и в ходе рабочего дня постепенно наращивать темп. Чем больше они ставят галочек в списке дел, тем более продуктивными и уверенными себя чувствуют.
Вам нужно попробовать оба варианта и посмотреть, какой из них вас больше мотивирует. В дальнейшем придерживайтесь его.
-
Пользуйтесь календарем и ежедневником.
Вы, конечно, видели в канцелярских магазинах множество разных календарей и ежедневников. Не пожалейте времени, рассмотрите их внимательно и выберите тот, который вам лучше всего подходит. Сначала определите, по какой системе будете работать, а затем найдите календарь или ежедневник, соответствующий этой системе.
Можно использовать традиционные бумагу и ручку, или электронный КПК, или интернет-приложение (очень хорошее приложение — Plan Plus Online Франклина Кови). Но помните: календари и ежедневники будут работать на вас, только если вы будете ими пользоваться! Поэтому отнеситесь к ним серьезно и не регулярно записывайте все задачи.
Очень скоро пользование ежедневником войдет в привычку. И через какое-то время вы будете очень довольны тем, что у вас есть ежедневник. С ним не нужно держать в памяти всю информацию.
-
Ограничьте отвлекающие моменты.
Вы наверняка на себе испытали все отвлекающие факторы, которые постоянно нас атакуют. Все мы знаем Facebook, Twitter, мессенджеры, электронную почту, солитера и прочие компьютерные игры.
Здесь, чтобы обеспечить выполнение важных дел, приходится полагаться только на самодисциплину. Например, можете установить на компьютер 2 интернет-браузера — один для работы, другой для развлечений. Это поможет снизить соблазн заглянуть на минутку в Twitter или почитать светские новости.
Кому-то лучше всего работается под музыку. Если вы один из таких людей, нет никаких причин ее выключать.
Большинство людей не могут хорошо работать при наличии постоянных отвлекающих факторов, будь то люди, почта или телефонные звонки. Нужно выработать систему, чтобы справляться со всем этим.
Но и в крайности впадать не надо. Жесткое ограничение в привычных развлечениях может навредить. Однажды вы сорветесь и весь день вместо работы просидите за компьютерной игрой или в мессенджере. Просто заведите себе правило — после часа продуктивной работы вы можете отдохнуть и поболтать по телефону с другом.
-
Выделите специальное время для работы над менее важными задачами.
Если менее важные дела могут служить отвлекающими факторами, это не значит, что их вообще нужно забросить. Как вы будете над ними работать, зависит от вашего характера.
Если вы человек дисциплинированный, можете перемежать работу в течение дня с чтением писем и телефонными звонками. Но если вы склонны подолгу говорить по телефону, просто потому что вам это нравится, а вовсе не из соображений продуктивности, тогда лучше делать звонки в определенные интервалы времени после выполнения важных дел.
Электронная почта кажется чем-то ярким и блестящим, и вы боитесь, что пропустите что-то важное, если не откроете все письма. Не будет преувеличением сказать, что почта может ежедневно съедать все ваше время, если только допустить это. Если это ваше слабое место, разрешите себе заниматься почтой определенное количество времени в день. Можно даже поставить таймер и заставить себя работать с почтой определенное количество минут. Поначалу это может оказаться сложно, но довольно скоро войдет в привычку.
Если вы работаете дома, вам может понадобиться установить еще одно ограничение — сообщить клиентам, когда можно и когда нельзя звонить. Например, когда вы проводите время с семьей или во время ужина.
-
Автоматизируйте задачи.
Ваше время имеет большую ценность. Один из самых простых способов сэкономить его — автоматизировать рутинные дела. Технология — замечательная вещь, если она освобождает время для более важных дел, так почему бы не воспользоваться ею по максимуму.
Если вы писатель, вам может понравиться диктовать свои статьи в программе распознавания голоса (Dragon Naturally Speaking — отличная программа).
Еще одно средство экономии времени — автоматизировать отправку писем с помощью шаблона. Подумайте о задачах, которые приходится выполнять часто, и посмотрите программы, которые могут вам помочь.
-
Организуйте файлы на рабочем столе и в компьютере.
Эта задача может выглядеть устрашающе, но на нее стоит потратить время.
Если файлы будут соответствующим образом категоризированы, этим вы избавите себя от бесчисленного количества часов фрустрации. К файлам, находящимся в компьютере, это относится в еще большей степени, чем к файлам на рабочем столе.
Если эта задача слишком объемна, чтобы выполнить ее за один подход, выделяйте на нее по 15 минут в день, пока все файлы не будут разложены по полочкам.
-
Чтобы вас не отвлекал шум, наденьте наушники.
Это может показаться тривиальным, но если работать в условиях сильного шума, концентрация снижается. Наушники или даже беруши могут сильно изменить ситуацию к лучшему.
-
Подберите удобный стул и обеспечьте себе хорошее освещение.
Остановитесь на минуту и спросите себя, комфортно ли вы себя чувствуете с таким офисным стулом и таким освещением. Эти неважные на первый взгляд вещи сильно влияют на продуктивность. Возможно, вы так долго работали в дискомфортных условиях, что перестали их замечать. Вы просто обязаны обеспечить себе максимальный комфорт.
-
Вытрите пыль на рабочем столе.
Да, не удивляйтесь. Если рабочее место чистое и хорошо организованное, поддерживать концентрацию внимания гораздо легче.
Постоянное наблюдение куч хлама вызывает внутреннее напряжение, а поиски нужного документа в ворохе бумаг на столе — фрустрацию. Определите для каждой вещи свое постоянное место, найдите оптимальный способ хранения, все аналогичные вещи храните в одном месте. И заведите себе правило — после использования класть вещь на место СРАЗУ. Тогда процесс упорядочивания нужно будет пройти только один раз.
-
Выбрасывайте ненужное.
Есть люди, которые просто не способны выбрасывать вещи. Это вредная привычка, с которой нужно бороться. Для начала нужно осознать, что ненужные вещи стоят на пути вашей продуктивности. Затем вам будет легче расстаться с ними. Если они сохранили потребительскую ценность, их можно продать на eBay или Craigslist, или просто отдать в хорошие руки.
Начните наводить порядок в своей жизни. Поверьте, стоит только начать, а затем это станет привычкой. Вы сразу заметите, что когда на столе порядок и у вас есть конкретный список дел на день, работать намного легче и приятнее. Только в правильно организованном пространстве можно работать продуктивно.
