Учимся планировать

Планирование — это процедура, с помощью которой вы просматриваете имеющееся у вас время и планируете, как его использовать, чтобы достичь поставленных целей.

Правильно используя план, вы можете:

• Понять, что можно в действительности сделать со своим временем;
• Распланировать время так, чтобы использовать его наиболее эффективно;
• Выделить достаточно времени для обязательных дел;
• Зарезервировать время на непредвиденные обстоятельства;
• Минимизировать напряжение, избегая чрезмерной ориентации на других людей.

Хорошо продуманный план позволяет вам выполнять свои обязанности, и в то же время у вас остается возможность заняться своими делами, поэтому план — ваше самое мощное оружие в борьбе с рабочей перегрузкой.

Советы по планированию

1. Планирование лучше проводить на постоянной основе, например, в начале каждой недели.
2. Начните с определения того времени, которое вы хотите посвятить работе. Оно зависит от вида работы и ваших жизненных целей.
3. Дальше набросайте процессы, необходимые для выполнения значимой работы. Обычно это те процессы, по которым вас оценивают.
4. Например, если вы работаете с людьми, вам необходимо время на обучение, супервизию и работу с текущими вопросами. Аналогично, нужно выделить время на общение с боссом и другими ключевыми фигурами в вашем окружении.
5. Пересмотрите свой список дел и распланируйте высокоприоритетные, неотложные дела, как если бы это было исключительно важное техобслуживание, которое нельзя ни перепоручить, ни пропустить.
6. Далее зарезервируйте соответствующее время на непредвиденные обстоятельства. Вы узнаете из своего опыта, сколько на это нужно оставлять времени. Обычно, чем более нерегулярная у вас работа, тем больше времени нужно оставлять на непредвиденные обстоятельства. У многих людей вся работа состоит из одних отвлекающих факторов: и, конечно, заранее совершенно неизвестно, когда это случится. Но, оставляя для них место в своем плане, вы обеспечиваете себе необходимую гибкость для перестройки своего графика так, чтобы самым эффективным образом выполнять неотложные дела.
7. Теперь нужно зарезервировать «время на свои нужды»: время, когда вы занимаетесь своими приоритетными делами и достигаете своих целей. Посмотрите на свой расписанный по приоритетам список дел и личные цели, оцените время, необходимое для выполнения этих действий и включите их в план.
8. Может оказаться, что времени на свои дела очень мало, или вообще не остается. В таком случае пересмотрите предположения, которые вы использовали в первых четырех шагах. Задавайтесь вопросами: действительно ли эта задача чрезвычайно важна, можно ли ее перепоручить, можно ли ее решить в сокращенном варианте?

Помните, что один из главных путей, которыми люди учатся добиваться успеха, заключается в том, чтобы по максимуму задействовать систему рычагов управления своим временем. Они увеличивают объем выполняемой работы, делегируя работу другим людям, отдавая на аутсорсинг ключевые задачи или используя технологию автоматизации как можно большей части своей работы. Это позволяет им добиваться своих целей.