Приёмы, которые следует использовать для лучшего управления своим временем.
Любая результативная работа требует обязательного выполнения этих трёх пунктов:
- Приходите на своё рабочее место вовремя
- Сразу же начинайте ту работу, которую вы задумали
- Сосредоточьтесь на вашей работе в течение 20 минут и более
Данные три действия представляют собой саму сущность результативной работы. Это именно те точки, на которых может возникнуть прокрастинация, и соответственно, те моменты, в которые легче всего справиться с ней.
Вот несколько советов для того, чтобы пересмотреть все свои действия и полностью изменить свой стиль работы:
Под словом «вовремя» в пункте №1 подразумевается «точь-в-точь». Именно в 8:00, а не в 8:01, 8:05 или даже 8:00:10. Вам следует тренировать свою пунктуальность, чтобы вы могли, не задумываясь, быть в точный момент времени именно там, где вы должны быть, а не заваривать кофе, к примеру, или топтаться где-нибудь в другом месте.
Слово «сразу же» в пункте №2 означает, что в ту же минуту, когда вы только-только уселись за стол, вы начнёте свою работу.
Слова «Ту работу, которую вы задумали» говорят сами за себя, но будьте внимательны к различным «срочным делам», внезапно возникающим ниоткуда: выпить кофе, почитать газету, порыться в интернете и все другие ваши привычки, которые называются очень просто — прокрастинация.
Сюда относится вся другая, даже самая важная работа, которая не запланирована на данное время. Отвлекаясь на посторонние дела, вы можете увязнуть в них на всю жизнь и не достичь абсолютно ничего в отношении ваших главнейших целей.
Слово «сосредоточьтесь» в пункте №3 означает, что вам нужно направить всё внимание именно на вашу задачу, и никак иначе. Другими словами, вы не должны думать ни о какой-либо прочей работе, которую вы могли бы сделать, и не должны допускать всяческих философских размышлений, связанных с вашей задачей. И, конечно же, не следует думать о вашей личной жизни, просмотренных недавно телепередачах и о щебетании птиц за вашим окном.
«В течение 20 минут и более». Время, в течение которого следует концентрироваться на выполняемой работе, определяется по-разному для каждого отдельного человека. Для большинства людей оптимальный промежуток времени, после которого можно сделать перерыв в работе, составляет 20 минут.
После вашего перерыва, который должен длиться именно столько, сколько вам нужно, вам следует вернуться к своей работе на очередные 20 минут, соблюдая при этом условие №1.
Однако, с самого начала эти 20 минут могут вам показаться такими нереальными, как полёт на Луну. Поэтому вы можете начать с 10-ти минут или 5-ти, или даже с 2-х, если это будет необходимо. Затем сделайте оптимальный перерыв, похвалите себя за свои достижения и вновь принимайтесь за работу.
Как только вы начнёте привыкать к такому режиму, начинайте увеличивать ваше время до 10-ти, 20-ти, 30-ти минут и т. д. Главное, быть терпеливым и не брать на себя слишком много сразу.
- Подготовка
Каждый вечер находите как минимум 10 минут, для того чтобы составить план на следующий день. При этом около 60-70% времени следует выделить на посторонние дела и различные непредвиденные случаи. Вычеркните из списка самые важные из таких дел или те, которые могут отнять у вас почти всё рабочее время, необходимое для решения определённых задач в вашем бизнесе. - Организация
Правильно организуйте ваше рабочее место. Все однотипные бумаги и папки с подобным содержанием сложите в каком-либо одном месте. Соберите всю вашу финансовую документацию и прочие вещи, которые могут иметь отношение к финансам. Это поможет вам сосредоточить внимание именно на вашем проекте и значительно сэкономит время. Организуйте не только ваше рабочее место, но и ваше рабочее время. Создайте список намеченных дел, который позволит вам придерживаться нужного ритма. Развитие организованности — это длительный процесс. Но если вы сегодня потратите пару часов на самоорганизацию, то в будущем это сохранит вам сотню таких часов. - Порядок в бумагах
Надлежащий порядок в ваших деловых бумагах заметно повысит эффективность вашей работы. Кроме того, вы получите благоприятные результаты, если вы приведёте в порядок следующие сферы деятельности: - Завершённые дела
Конечно, это поможет сохранить все ваши результаты, полученные за какой-либо определённый период: за день, за неделю или за месяц. Для успешного домашнего бизнеса крайне важно составлять краткие списки намеченных задач. Когда все задачи в списке будут выполнены, убирайте этот список в соответствующую папку. То же самое касается и старых списков с давно уже завершёнными заданиями. Это обеспечит сохранность всех ваших данных и возможность быстро найти какой-либо старый проект или информацию о давних клиентах. - Изучение информации
В рабочем дне предпринимателя не всегда найдётся время для того, чтобы изучить все и-мейлы, почтовые письма, журналы, книги и каталоги, которые попадают на его рабочий стол или компьютер. Если вы получаете множество информации в бумажном или электронном виде, вам обязательно нужно правильно упорядочить всё это. Сложите все материалы в файлы и папки, чтобы вернуться к ним, когда у вас будет больше времени для этого.
Создайте для такой информации список с напоминаниями и держите его на видном месте, чтобы в случае необходимости вы могли легко отыскать всё, что нужно. Кроме того, для более успешной систематизации электронных данных выполняйте следующие действия:
1) Размещайте электронные данные в папках с соответствующими ярлыками, чтобы в дальнейшем вам было легко находить их.
2) Загрузите эти данные в свой электронный почтовый ящик или в хранилище файлов в интернете.
3) Перенесите папку с данными на свой КПК или на другое электронное устройство.
4) Позднее, когда у вас будет достаточно времени, просматривайте корреспонденцию и а) удаляйте данные, если они не нужны вам, b) используйте их в своих целях.
