Сегодня мы поговорим о том, что представляет собой работа с информацией. Какие существуют правила, методы, способы и технологии такой работы. Где брать информацию, как выбирать достоверные источники, как работать с полученными данными. И, конечно же, как применять новую информацию.
Большинство государственных и юридических учреждений даже сегодня хранят свои записи в виде бумажных документов. Хотя электронный вариант кажется удобнее, именно бумажный материал намного надежнее. Потому следующие рекомендации будут касаться как электронных, так и бумажных носителей информации.
Три зоны
Самый удобный способ работы с информацией заключается в размещении документов таким образом, чтобы их возможно было найти быстро и без труда. Нужно создать три рабочих зоны, каждая из которых будет соответствовать частоте обращения к информации.
- Первая зона – это данные, к которым вы обращаетесь ежедневно, они должны быть под рукой. В случае с обоими видами носителей они располагаются на рабочем столе.
- Вторая зона – это информация, которой вы пользуетесь периодически, но не ежедневно. В кабинете это могут быть периферийные зоны и ящики рабочего стола. В электронном варианте — хранение документов на флеш-накопителе, дисках. Если же они хранятся на компьютере, то не стоит выводить ярлыки на рабочий стол. при необходимости вы всегда сможете найти их на системном диске.
- Третья зона – архив. В нем содержатся документы, с которыми вы работали ранее и которые могут понадобиться в будущем. В компьютерном варианте это может быть папка «Архив», а в бумажном – стеллажи, шкафы, отдельный кабинет для хранения папок с документами.
Постарайтесь сохранять информацию идентичными способами. Например, если вы решили держать одну копию на облачном сервисе, а вторую на флеш-накопителе, то следуйте своему решению. Не разбрасывайте копии по разным носителям. Если часть копий будет на дисках, часть на втором ПК, часть на флешках и еще часть в облаке, то вы просто запутаетесь. Типов носителей для хранения копий должно быть не больше двух.
То же самое касается бумажных документов. Существует немало способов запечатлеть данные на бумаге, но вы должны выбрать лишь самые приемлемые для вас: распечатанные на принтере документы, ксерокопии, выписки от руки и т.д.
Не стоит забывать, что работа по обработке информации включает в себя и четвертую, не названную зону – это мусорное ведро (хоть реальное, хоть виртуальное). Если информация устарела, если вы уверены, что она не пригодится, если она не имеет отношения к работе – безжалостно удаляйте ее. Иначе потом просто не сможете разобраться с завалами накопившихся данных.
Классификация
Если вам приходится ориентироваться в больших объемах информации (чаще это касается архивов), то разбейте ее на разделы. Это могут быть темы («Пейзажи», «Животные», «Люди») — так хранят свои архивы фотографы.
Можно создать классификацию по временным отрезкам. Например, папка с годом, а в ней папки по месяцам. Если в вашей работе важна хронология, то вы с легкостью вспомните, к какому периоду относится данная информация и найдете ее по дате – так хранят информацию журналисты.
Если в вашей работе много названий или имен, можно рассортировать их по алфавитным папкам. К примеру, по фамилиям клиентов.
Существует немало профессий, где удобно использовать все три метода классификации. Например, архив хранится в хронологическом порядке, рабочие материалы разбиты по темам, а в папке «Клиенты» находится алфавитный каталог.
Такую же точно систему можно организовать и в случае с бумажными документами. Создайте тематические папки с надписями на корешках, отметьте их разными цветами или цифрами.
Бывает, что поступившая информация не вписывается в вашу концепцию расположения данных. Что делать? Вариант первый – создать новую тему, второй – создать раздел «Другое». В нем будут храниться не подошедшие другим темам сведения. Третий – оставить информацию «отлежаться». Через некоторое время вы сумеете понять, к какой теме ее отнести или выбросить совсем.
Обработка информации
Чтобы знать, как работать с информацией эффективно, нужно научиться правильно ее обрабатывать. После того, как вы провели первичный анализ, расположили и классифицировали сведения, вам нужно определить максимально удобные пути их усвоения.
В каком виде к нам поступает информация? Это может быть печатная продукция (книги, журналы, газеты), видеоролики, аудиозаписи и электронные документы. Кстати, большая часть печатных документов существует и в электронном формате. Вы можете выбрать, как вам удобнее работать с информацией. Людям старшего поколения привычнее листать осязаемые страницы. Молодежи проще обзавестись планшетом с программой для чтения.
Что касается новостей, их тоже можно получать из бумажных и электронных источников — из газет или с информационных сайтов. Обычно предпочтение отдается новостным порталам, поскольку новости там появляются очень быстро и объем поступающей информации не ограничен полосами. Недостаток — новостийщики Интернет-порталов обычно сначала выкладывают новости, а потом уже проверяют их. Иногда и не проверяют совсем. Поэтому нужно уметь ориентироваться в потоке информационного мусора. В газетах информация более проверена. Ввиду ограниченного объема собраны самые важные новости.
Очень удобный метод работы с информацией — аудиофайлы. Имея диктофон, можно надиктовывать данные, чтобы потом преобразовать их в текстовый формат. Это очень удобно в тех случаях, когда нужно зафиксировать сведения очень быстро и нет времени писать или печатать. К слову, часть информации можно хранить в аудиофайлах, если нет необходимости предоставлять их кому-то в напечатанном виде.
Информацию для изучения или ознакомления можно получать с помощью прослушивания аудиозаписей — много книг и тренингов переведены в аудиоформат. Это значительно экономит время: аудиокниги можно слушать в пути, им не страшно недостаточное освещение, при этом у вас свободны руки и можно делать какую-то несложную работу, например, домашнюю.
Важным источником получения и передачи информации является Интернет-почта. Старайтесь проверять свои ящики каждое утро, сразу же рассортировывая письма. Ненужное отправьте в «Спам» (сделав эту пометку, вы больше не будете получать письма от этого адресанта), а остальное распределите по степени важности. На что-то нужно ответить сразу же, а каким-то письмам нужно отлежаться до уточнения или получения дополнительной информации.
Умение работать с информацией предполагает ежедневные манипуляции, направленные на сортировку и обработку поступающих данных. Не позволяйте залеживаться письмам и не обработанным документам. Периодически разбирайте папку «Другое», где хранятся сведения, с которыми вы пока не знаете что делать. Если они не понадобились в течение длительного времени — выбрасывайте.
Идите в ногу со временем. Существует немало приспособлений и программ, позволяющих оптимизировать работу с информацией. Не пожалейте денег и времени, приобретите их и научитесь ими пользоваться — это обязательно окупится.
Узнав, как правильно работать с информацией, вы сможете высвободить немалое количество времени, которое раньше тратилось на блуждание в лесу разрозненных сведений и фактов. А время — очень ценный рабочий материал, который можно использовать для саморазвития, повышения квалификации или расширения своего дела. Не тратьте его впустую.
Если Вас заинтересовала тема работы с информацией, предлагаю познакомиться с ней подробнее.
