Для работы мне постоянно требуются разные документы, списки, письма. Все это нужно как-то хранить. Особенно, если речь идет о стратегической или тактической информации.
Думаю, вы согласитесь, что хранение должно быть организовано таким образом, чтобы в нужный момент быстро и без труда можно было получить доступ к необходимым данным.
Способы хранения информации
Все инструменты для хранения информации сейчас можно разделить на 2 категории:
- Информация в бумажном виде;
- Информация в электронном виде.
В наши дни первый вариант уже неактуален. Информацию в бумажном виде хранить неудобно, да и не нужно. Конечно, если речь идет именно об информации, а не о важных документах. Поэтому все бумажные носители лучше сразу превратить в электронные. Например, отсканировать или сфотографировать. А затем уже сохранить на жестком или съемном электронном носителе.
Однако, следует понимать, что хранение единственного экземпляра информации в электронном виде чревато его утерей, ведь любая техника может выйти из строя. Необходимо делать копии. Для них можно использовать флэш-накопители или облачные сервисы (Яндекс.Диск, Гугл.Диск, и т.п.).
Уровни доступа
Можно выделить 3 уровня доступа к информации. Эта классификация вытекает из оценки того, как часто вы будете к ней обращаться, а также как быстро она вам может понадобиться.
- 1 уровень. Информация, которая необходима ежедневно. Она должна храниться так, чтобы доступ к ней можно было получить мгновенно.
Если это бумажные документы, они должны находиться непосредственно на рабочем столе, электронные – на вашем рабочем компьютере. Ярлыки часто используемых документов можно выводить прямо на рабочий стол. Сам файл лучше хранить в папке “Мои документы” или на несистемной части жесткого диска, чтобы они не были утеряны при возможных сбоях в системе.
- 2 уровень. Информация для периодического использования.
Ее можно хранить в ящиках рабочего стола или в отдельных папках на жестком диске. Если информация переходит с первого уровня на второй, прячьте документы в ящик и удаляйте ярлыки с рабочего стола, чтобы они вам не мешали и не захламляли рабочее пространство.
- 3 уровень. Архивная информация. Сюда относятся данные, которые могут вам понадобиться только при наступлении определенных обстоятельств, но которые все равно необходимо хранить.
В домашних условиях или в кабинете это могут быть какие-то отдельно выделенные полки или стеллажи. В электронном виде файлы с информацией можно архивировать, чтобы они занимали меньше места. Можно также отправлять их на облачные сервисы.
Если информация устарела, является неактуальной и точно не понадобится вам для работы, не нужно ее хранить. Выбрасывайте или удаляйте без жалости.
Как не потеряться в сохраненной информации
Важно правильно классифицировать информацию каждого уровня. Это поможет всегда быстро и легко найти нужные данные. Для этого необходимо продумать структуру хранения информации, систематизировать данные, распределить их по папкам, в том числе разного уровня вложенности.
Например, у вас может быть папка “2018”, в ней папки “январь”, “февраль”, “март” и т.д., в каждой из них папки “входящие документы”, “исходящие документы”, “отчетность”, “договора” и т.д.
Как хранить, чтобы ничего не потерялось
Есть золотое правило хранения информации: необходимо хранить оригинал и 2 копии. Так вероятность утери данных будет приближена к нулю.
Вы должны решить, каким образом вы будете хранить информацию, чтобы она находилась на идентичных носителях, а не была разбросана по разным дискам, флеш-накопителям, компьютерам и бумажным документам.
Техника может выйти из строя, поэтому помимо оригиналов на вашем рабочем или домашнем ПК нужно иметь копии, а лучше две. Скопировать документы можно на второй компьютер или ноутбук, с рабочего на домашний или наоборот.
Если речь идет о текстовых документах, то все ваши многолетние труды запросто уместятся на флеш-накопителе. Не забывайте главное правило, сделайте 2 экземпляра.
Диски сдают свои позиции, потому что имеют существенный недостаток — после длительного хранения или многократного использования они становятся не пригодными к запуску, могут не прочитаться дисководом. Конечно, можно делать копии и на дисках, но они не должны быть единственными.
Очень удобны облачные сервисы хранения персональных данных. Самые крупные почтовые сайты предоставляют бесплатное облако — Яндекс.Диск, Google.Диск, Облако@mail.ru. Есть и платные сервисы, где ваша информация будет более защищена. Плюс в том, что вы имеете доступ к своим данным из любой точки мира, где есть интернет. Но и этот способ не является абсолютно надежным. Может случится сбой в работе сервиса, хакерская атака, и тогда ваши файлы окажутся недоступными.
Поэтому, как уже говорилось, храните информацию сразу в нескольких копиях. Однажды из-за своей беспечности мне довелось оказаться в пренеприятнейшей ситуации.
Очень важные для работы файлы хранились на двух компьютерах. И вдруг у одного сломался винчестер (без возможности дальнейшего восстановления), а у другого — операционная система. Когда мы получили второй компьютер с установленной ОС, то обнаружили, что горе-настройщик отформатировал диск D. Информация, хранившаяся на двух носителях, была безвозвратно утеряна.
Знайте, что осторожность и запасливость не могут быть излишними: один оригинал и две копии — золотое правило хранения данных.
Если Вас заинтересовала тема работы с информацией, предлагаю познакомиться с ней подробнее.
Видеокурс «Работа с информацией»
